Với sự phát triển và bùng nổ của công nghệ thì ngày nay càng có nhiều doanh nghiệp lựa chọn hình thức họp trực tuyến để làm giải pháp trực tuyến cho phòng họp của mình. Vậy thiết bị họp trực tuyến gồm những gì? cách xây dựng giải pháp họp trực tuyến tối ưu cho phòng họp. Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

Thiết bị họp trực tuyến là gì?

Thiết bị họp trực tuyến (hội nghị truyền hình) là các thiết bị phần cứng và phần mềm để giúp cho cuộc họp trực tuyến có thể diễn ra suôn sẻ. Thông thường các thiết bị họp trực tuyến sẽ được lắp đặt ở trong phòng họp có màn hình để cuộc họp có thể diễn ra thành công và hiệu quả nhất. 

Thiết bị hội nghị truyền hình gồm những gì?

Thiết bị hội nghị truyền hình, trực tuyến gồm 2 phần chính là thiết bị phần cứng và thiết bị phần mềm.  

Thiết bị họp trực tuyến phần cứng

Phần cứng sẽ bao gồm những thiết bị, công cụ cần được chuẩn bị trong phòng họp trực tuyến để có thể kết nối được với mọi người:

  • Camera/webcam: dùng để thu hình ảnh sắc nét và chân thật
  • Loa hội nghị: để phát âm thanh to và rõ ràng
  • Điện thoại hội nghị: Được sử dụng để liên lạc trực tiếp với người tham gia hội nghị trực tuyến ở trong quá trình họp
  • Màn hình hiển thị: có thể sử dụng các thiết bị tivi, laptop, PC, máy chiếu để chia sẻ nội dung hay thông tin trong buổi họp.
  • MCU: Multi control unit – thiết bị điều khiển đa điểm giúp kết nối đồng thời các điểm hội nghị với nhau cùng một lúc. Đồng thời, thiết này cũng giúp đảm bảo tính bảo mật của cuộc họp
  • Phụ kiện khác cần thiết cho cuộc họp: Mic, tai nghe, dây cáp, Table hub, remote…giúp hỗ trợ, thuận tiện hơn cho việc theo dõi và trao đổi khi họp.

thiết bị hợp trực tuyến

Thiết bị họp trực tuyến phần mềm

Đây là những phần mềm hay ứng dụng hội nghị truyền hình, các thiết bị phần mềm này sẽ đóng vai trò kết nối các điểm họp lại với nhau, qua đó người tham gia có thể trò chuyện và trao đổi trực tiếp với nhau trong thời gian thức mà không cần gặp mặt. 

Những phần mềm/ứng dụng hội nghị truyền hình trực tuyến được các đơn vị, doanh nghiệp lựa chọn như: Trans, VNPT Meeting, Skype, Zoom,…

Doanh nghiệp có thể mua các thiết bị mới để xây dựng phòng họp trực tuyến. Ngoài ra, đối với doanh nghiệp nhỏ, vừa không có nhiều chi phí hay không họp trực tuyến thường xuyên thì có thể sử dụng dịch vụ cho thuê thiết bị họp trực tuyến để tiết kiệm chi phí hiệu quả. 

thiết bị hợp trực tuyến

Các bước xây dựng giải pháp và lắp đặt phòng hội nghị trực tuyến

Để sử dụng phần mềm hay các thiết bị hội nghị truyền truyền hình, mỗi đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp cần từng bước xây dựng dựng và lắp đặt thiết bị.

  • Bước 1: Xác định nhu cầu kết nối bao nhiêu điểm: tùy thuộc vào mỗi quy mô mỗi đơn vị sẽ có số lượng điểm kết nối để lựa chọn gói phần mềm hay thiết bị trực tuyến nào cho phù hợp. Có 2 mô hình chính là mô hình kết nối 2 điểm (sử dụng ở quy mô nhỏ, 2 điểm cầu và mô hình kết nối trên 3 điểm (quy mô lớn từ điểm cầu trở lên)
  • Bước 2: Xác định ngân sách đầu tư phòng họp trực tuyến: Nắm rõ kinh phí đầu tư phòng họp, giúp doanh nghiệp có thể lựa chọn loại thiết bị và thiết kế giải pháp phù hợp cho việc lắp đặt ứng dụng.
  • Bước 3: Khảo sát phòng họp: Bước khảo sát này nhằm giúp xác định số lượng các vị trí lắp đặt thiết bị, số lượng thiết bị, các thiết bị cần phụ trợ (chiều dài dây dẫn internet, loa hay mic…), ánh sáng, cách âm…

thiết bị hợp trực tuyến

  • Bước 4: Lựa chọn thiết bị: Cần phải tính toán số lượng, chọn loại thiết bị phù hợp với ngân sách và đảm bảo hiệu quả cho quá trình họp trực tuyến, đồng thời việc lựa chọn nhà cung cấp thiết bị chất lượng cũng ảnh hưởng rất nhiều quá trình họp trực tuyến. 
  • Bước 5: Tiến hành lắp đặt thiết bị trực tuyến: Công việc lắp đặt gồm 2 phần chính là lắp đặt các trang thiết bị phòng họp và các phần mềm hội nghị trực tuyến. Với những nhà cung cấp uy tín, đơn vị cung ứng sẽ giúp thực hiện cho việc lắp đặt trọn gói nhanh chóng, chuyên nghiệp. 
  • Bước 6: Tiến hành chạy thử: Sau khi công việc lắp đặt được hoàn tất, doanh nghiệp sẽ tiến hành tổ chức phòng hợp và tham gia họp thử ứng dụng. Trong quá trình chạy thử, nếu có phát sinh thì đội ngũ lắp đặt có thể chỉnh sửa kịp thời. 

Hy vọng với bài viết trên sẽ giúp khách hàng có thêm những thông tin hữu ích để đưa ra các giải pháp tổ chức hội nghị truyền hình với cách lắp đặt cho phù hợp.

Xem thêm dịch vụ cho thuê âm thanh ánh sáng tại Phúc Thành Nhân

Bài viết liên quan